Tror du at Microsoft Teams bare er til for nettmøter? Langt ifra. Utstrakt bruk av Teams kan være en stor fordel for bedrifter i alle størrelser.
– Det er ikke noen tvil om at hvis man bruker Teams riktig, så er det et kjempeverktøy for å skape vekst og bedre lønnsomhet i bedriften, sier Jan Erik Laagasken, daglig leder Protekt IT, et IT-konsulentselskap med base i Porsgrunn.
Laagasken vet godt hva han snakker om. Som leder i Protekt IT har han og resten av selskapet akkurat vært gjennom en periode med eventyrlig vekst. På fem år har Protekt IT seksdoblet omsetningen sin, samtidig som de har hatt en «voldsom vekst» i antall ansatte.
– For oss i Protekt IT er Microsoft Teams det viktigste verktøyet vi har i hverdagen. Og i veksten vi har hatt de siste fem årene, har Teams vært helt sentralt for å få det hele til å funke, sier Laagasken.
Her er Protekt ITs beste tips til hvordan du og bedriften din kan få mest mulig ut av alle funksjonene i Microsoft Teams.
1: Gi alle ansatte tilgang til Teams
– Vi gir ansatte tilgang til Teams så fort de har signert arbeidskontrakt og taushetserklæring, sier Laagasken.
Han forteller at nyansatte setter pris på muligheten til å lese seg opp og danne seg et inntrykk av selskapet og den daglige driften før de begynner.
– Det er vinn-vinn for begge parter. Ansatte som nettopp har signert vil gjerne vite så mye som mulig om sin nye arbeidsplass. Onboarding går mye raskere og lettere om de har fulgt med på Teams i forkant, sier Laagasken.
2: Bruk Teams konsekvent når du deler informasjon
– Det kanskje viktigste rådet mitt er å bruke Teams konsekvent. Ethvert system er bare så bra som informasjonen som legges inn i det, sier Laagasken.
De siste årene har han og Protekt IT gjort det til en vane å alltid bruke Teams når selskapet har informasjon som skal ut til alle ansatte. Målet er å sørge for at alle de ansatte får informasjonen samtidig. Bruker man e-post, for eksempel, er sjansen stor for at beskjeden blir mottatt på forskjellige tidspunkt. Man risikerer også at beskjeden blir liggende ulest i innboksen.
– Nå som vi har bygget en kultur rundt Teams, opplever jeg at vi når ut mye raskere med viktig informasjon, sier Laagasken.
3: Husk å dele inn informasjon etter tema
– Det er viktig å ikke irritere ansatte med varsler som de opplever å ikke ha bruk for. Derfor er et annet tips å inndele Teams etter tema, sier Laagasken.
Det er ikke alltid alle trenger den samme informasjonen. Protekt IT sin klare anbefaling er derfor å bruke en egen kanal for informasjonen som alle ansatte trenger å få med seg – for eksempel tall, nyansettelser eller andre oppdateringer fra selskapet. Protekt IT bruker «Generelt»-kanalen til dette. For prosjekter, ulike internsystem eller bedriftsidrettslaget opprettes det egne kanaler eller team for de som er involvert.
– Siden det alltid er noen som har noe morsomt de ønsker å dele, om det så er en vits eller bare noe hyggelig, har vi også opprettet en kanal som heter «Småprat». Der kan alt skje!
4: Samarbeid med kunder
– Den store fordelen med at «alle» har lært seg Teams, er at det kan brukes til samhandling, både internt og på tvers av selskaper, sier Laagasken.
I Protekt IT opprettes det alltid egne team for større prosjekter. Her samarbeider man og deler dokumenter. Man har også mulighet til å invitere eksterne – enten det er underleverandører eller kunder – inn i Teams-rommet.
– Ofte oppretter vi et eget team hos kunden eller hjelper kunden med å opprette et eget team for IT-leveransene, og så samhandler vi med kunde og kunders ansatte direkte i Teams, sier Laagasken.
– På den måten vet også ansatte hos kunden hvor de kan finne alt som foregår rundt IT-prosjektet, slik at de kan stille spørsmål direkte til oss.
5: Tilrettelegg for gode videomøter
Mange møter vil være videomøter også etter pandemien – kanskje de fleste? Årsaken er at det er mye enklere å mer effektiv å ta et videomøte framfor å kaste bort tid og penger på transport. I Protekt IT er alle møter også et Teams-møte.
– Riktig utstyr er avgjørende for at alle skal ha en god opplevelse av et videomøte, sier Laagasken. Vi har alle opplevd å sitte remote og anstrengt oss for å høre det som blir sagt i et fullsatt møterom. Det blir fort slitsomt.
Et riktig utstyrt møterom forbedrer møteopplevelsen for alle, spesielt de som deltar via video.
– Det er fort gjort å glemme «de som henger på veggen». Heldigvis er det gode produkter i alle prisklasser som forenkler og forbedrer videomøtene for alle.
